Ce înseamnă munca de comunicare din spatele unui mare festival de film: „Uneori răspund și la 150 de mailuri pe zi”

Mulți dintre noi mergem la Festivalul Internațional de Film Transilvania – TIFF – sau citim știrile de-acolo – și dezbatem despre filmele, premierele, vedetele internaționale care vin la Cluj.

Mai puțini știm însă ce se întâmplă în culisele TIFF și ce presupune munca din spate, cea care face ca lucrurile să funcționeze pentru public.

E firesc: cu cât treaba de organizare e de fapt nevăzută, cu atât merg lucrurile mai lin pentru public, care are parte de o experiență completă fără gripaje.

Dar ce îseamnă de fapt să comunici un festival mare din România?

Am stat de vorbă cu Laura Ducu, unul dintre oamenii-cheie din departamentul de comunicare  al TIFF despre gestionarea comunicării în ritmul de maraton al festivalului.

Într-o perioadă în care simțim la nivel național nevoia din ce în ce mai acută de proiecte, strategii și lucruri făcute temeinic, ce povestește Laura în acest interviu e un bun exemplu despre ce înseamnă să muncești pe bune, să construiești și să contribui la dezvoltarea a ceva ce nu doar rămâne, dar și ridică România – și, de vreo câțiva ani, zona culturală ridică România din plin.

E un interviu util și pentru orice student la comunicare.

Iar pentru cei care lucrează deja în comunicare – se va lăsa cu zâmbete – veți recunoaște frustrările, crizele, tensiunile și ironiile de-aici.

 

***

„Alain Delon mi-a zis: Ai părul Sophiei Loren”

Ești parte din motorul enorm de comunicare al TIFF și omul cu care jurnaliștii se întâlnesc mereu unu la unu peste tot pe teren – la interviurile cu mari personalități, la cele cu artiști români. Ce nu se vede din aceste culise despre TIFF și ce presupune munca unui om de comunicare?

Cred că din afară este dificil să conștientizezi ce presupune, de fapt, fiecare bucată din puzzle-ul festivalului. Cea mai frecventă întrebare care mi se pune după TIFF este „câte filme ai văzut?”. Atunci când răspund „niciunul” sau „unul”, cele mai multe persoane nu mă cred sau nu înțeleg cum e posibil. Și atunci trebuie să explic cum ziua mea începe la 9:00 AM și se încheie la 1 – 2 AM, moment în care decid dacă mă culc sau trec pe la un party – și apoi, cel mai probabil, doar fac un duș și beau un triplu-espresso și merg înapoi la birourile de comunicare sau Centrul de Presă.

La câte email-uri răspunzi pe zi?

Numărul mediu de e-mail-uri pe care le scriu în luna de dinainte de TIFF și în timpul TIFF este undeva la 120 – 150 pe zi. Și an de an această medie crește.

În timpul Zilelor Filmului Românesccoordonez în jur de 12 sesiuni de interviuri pe zi și cel puțin 3-4 dintre ele se vor suprapune ca interval orar. Și în timp ce invitatul și jurnaliștii percep acea întâlnire ca fiind una simplă, 20 de minute 1 to 1 planificate și confirmate clar din timp, ce nu știu este că înainte cu 1-2 zile de festival, când mă apuc de aranjarea programului de interviuri, sunt peste 200 – 250 de cereri brute pentru 50 – 60 de invitați diferiți pe care trebuie să le organizez în funcție de programul invitaților și de perioada în care jurnaliștii sunt prezenți în Cluj.

În perioada în care este deschisă sesiunea de aplicații pentru acreditări de presă se strângzeci de cereri zilnice care trebuie evaluate și cărora trebuie să le răspund.

Fiecare partener media are propriile nevoi și întrebări și idei pentru a crea materiale editoriale și ele trebuie să primească suport și informații și soluții din partea departamentului de comunicare într-un timp rapid. Înainte de deadline-urile de tipar ajung să jonglez cu câte 20 – 30 de materiale în paralel pentru care trebuie oferit suport – fotografii, informații, citate…

Iar o treabă pe care cred că mai nimeni nu o știe – și care admit, în mare parte e o frustrare personală – este că mini-vacanțele de Pașteși 1 Mai le petrecem „legați” de laptop și smartphone, pentru că sunt prea aproape de festival casă poți da shut-down complet și să te bucuri de familie.

 

 

Care e cea mai frumoasă parte a maratonului TIFF pentru tine?

Cea mai frumoasă parte sunt cele 10 zile de festival propriu-zise. Zarurile sunt deja aruncate, toate roțile se învârt la turație maximă, îți iei energie extra din jurul tău – de la colegii tăi care dau tot ce pot, de la oamenii din public care se bucură de ceea ce trăiesc, de la invitații care se lasă fascinați de atmosfera din Cluj. Practic în acele 10 zile vezi efectiv filmul la care ai muncit în lunile de dinainte.

 

„Sunt vestite ploile a la Cluj. Nu vreți să știți ce e pe capul celui care administrează pagina de FB atunci când cu 15 minute înainte de proiecția din Piața Unirii stă să plouă…”

 

Dar cea mai grea?

Majoritatea cred că cea mai grea parte este tot cea în care festivalul se defășoară, pentru că e un tur de forță. Însă pentru mine, cele mai dificile sunt cele două săptămâni de dinaintea lui și cele două de după el. Cele de dinainte pentru că atunci stresul meu atinge cotele maxime – sunt o perfecționistă și asta „mă îngroapă” în zeci de re-verificări ca totul să fie în ordine. Plus că, an de an, am senzația că oricât de organizată aș încerca să fiu, toate lucrurile neprevăzute apar doar pe ultima sută de metri. Iar în cele 2 săptămâni de după festival îmi pare totul foarte dificil pentru că toată adrenalina celor 10 zile s-a dus, atmosfera aceea de entuziasm pe care o ai înainte de ceva mare și important s-a consumat și rămâi pe cap cu lucrurile plictisitoare – în cazul meu, monitorizarea.

 

La nivel de organizare – cu câte Excell-uri lucrați, cu ce riscuri vă confruntați pe zona de comunicare și cum le gestionați?

Nu m-am gândit niciodată la numărul de Excell-uri. Eu, personal, sunt un mare fan Google și încerc să lucrez totul în Drive. Am numărat acum câte Google Sheets am bookmarked în folder-ul de TIFF, aparent eu una m-am folosit de 11 Google Sheets, din care 5 sunt create și gestionate exlusiv de mine. Nu știu să zic care ar fi numărul total de Excell-uri marca TIFF… eu zic că sare de 100.

 

„Riscuri? Să pice Google Drive, m-ar nenoroci complet”

 

Într-o notă mai serioasă, eu una am o teamă obsesivă să nu se strecoare vreo informație greșită în vreunul din comunicatele care pleacă sau pe vreun material vizual– atunci când lucrezi cu atât de mult conținut, când împingi limitele multi-tasking-ului și se adună oboseala, riscul să greșești ceva din neatenție devine destul de ridicat și este o chestie pentru care o să fii taxat și care poate afecta imaginea întreagă a evenimentului. Riscante sunt și schimbările care pot apărea în programul invitaților speciali, mai ales după ce îi anunți – și eventual mai au și solicitări de presă. În timpul festivalului, pe evenimentele de exterior, mereu suntem supuși riscurilor în ceea ce privește vremea și vestitele ploi a la Cluj. Majoritatea cred că greul, în aceste situații, îl duc doar colegii de la tehnic și logistică, dar chiar nu vreți să știți ce e pe capul celui care administrează pagina de FB atunci când cu 15 minute înainte de proiecția din PiațaUnirii stă să plouă…

Iar atunci când faci asta de atâția ani și așteptările publicului cresc mereu. Riscul cel mai mare rămâne să nu te plafonezi, să nu rămâi blocat într-o buclă, într-un sistem de comunicare și promovare care funcționează, dar care nu mai aduce nimic nou.

Ai avut vreodată vreo situație de criză majoră?

Din fericire, am avut norocul de a nu mă confrunta cu o situație de criză majoră. Îmi place să cred că atunci când se va întâmpla o voi putea trata așa cum tratez toate situațiile din viața mea– cu demnitate și umanitate.

Am avut parte doar de situații de criză minore. De exemplu, ajunge invitatul gata pentru interviul pogramat și jurnalistul nu este acolo pentru că și-a notat greșit ziua în care trebuia să se desfășoare și atunci trebuie să găsesc o soluție grațioasă prin care să „dreg busuiocul” – și da, o fac mereu. Sunt acel gen de om cu back-up plan la back-up plan.

Sau se suprapun foarte multe sesiuni de interviuri pe care trebuie să le coordonez în paralel și, pe deasupra, mai începe pe nepusă-masă să plouă și varianta confortabilă de a pune 1-2 dintre ele afară, ca să nu înghesui totul în interiorul centrului de presă dispare și trebuie să găsesc soluții alternative, fără a afecta calitatea sesiunilor.

 

„Cuiva care n-a fost niciodată până acum la TIFF i-aș spune că e un festival care îi poate demonta toate miturile negative pe care le aude despre români – noi nu avem, noi nu putem, noi nu știm, noi nu suntem civilizați, noi nu…”

 

Ce emoții păstrezi din întâlnirile cu marii artiști? Dacă ar fi să decupezi un astfel de moment din timpul TIFF, care ar fi el și ce te-a emoționat?

Pentru mine aceste întâlniri se petrec prin prisma sesiunilor de interviuri, din păcate  nu ajung niciodată la discuțiile de la TIFF Lounge sau la Q & A-urile din cadrul proiecțiilor.  În timpul interviurilor sunt o prezență foarte discretă, îi las jurnalistului spațiu. Foarte rar am șansa de a sta în proximitate, relaxată, să ascult. Totuși, se mai întâmplă.

Mi-aduc aminte de un moment de anul trecut, din cadrul sesiunii de interviuri a lui Derek Jacobi. Venisem să îi semnalizez jurnalistului că mai are doar 5 minute și am rămas să le petrec în apropiere. Fix atunci l-a întrebat despre ce îl face pe un actor să fie un actor bun, ce este important pentru un actor ca să devină una cu personajul. Întâmplarea face ca această întrebare să fie una care mă preocupă și la nivel personal, iar faptul că l-am putut auzi pe acest om extraordinar, pe care îl admir enorm ca actor vorbind cu atât de multă pasiune despre vocație și ce înseamnă ea dincolo de orice te pot învăța școlile de teatru, film a trezit multă emoție în mine. Mi-aduc aminte că efectiv m-am pierdut în moment și m-am trezit abia atunci când voluntarul a venit să mă întrebe ce se întâmplă, că am depășit timpul.

Tot anul trecut, în culisele Teatrului Național, la Gala de Închidere, când Alain Delon a trecut pe lângă mine, după ce a coborât de pe scenă, s-a oprit, m-a privit și mi-a zis „Ai părul Sophiei Loren”, ceea ce mi s-a părut absolut delicios pentru că fix cu un an în urmă Sophia Loren se oprea în același punct și îmi zicea „Ce roșu frumos!”. Îmi dau seama că sunt lucruri mici, dar pentru mine care am crescut printre filme, aceste momente mărunte au constituit mici secvențe din filmul personal.

Foarte mult m-a emoționat anul acesta prezența Anne Széles, a fost de departe pentru mine cea mai frumoasă zi în Centrul de Presă. Este un om de o eleganță deosebită, cu multă căldură și feminitate, care a ținut să mulțumească pentru fiecare lucru pe care îl făceam pentru ea și care m-a lăsat cu câteva povești tare simpatice „din culisele” vieții ei.

Gestionezi și jurnaliștii străini – o parte importantă a comunicării. Sunt nume ale unor publicații tare grele prezente, și prea puțină lume știe aceste aspecte. Câți de mulți jurnaliști străini vin la TIFF și ce e pentru ei relevant din oferta de subiecte de la TIFF?

În fiecare an vin în jur de 40 de jurnaliști străini la TIFF, printre ei numărându-se și corespondenți din partea Variaty, BBC, The Guardian sau Huffington Post. Majoritatea sunt foarte interesanți de filmele românești, de competiția ZFR și de regizorii români prezenți la festival. Alte subiecte pe care jurnaliștii străini le „vânează” mult mai mult decât cei români sunt legate de zona de Industry a festivalului. Cred că ei sunt mult mai conectați la impactul pe care aceste programe care se desfășoară în cadrul festivalurilor internaționale îl au în a genera noi proiecte cinematografice relevante, în a descoperi noi cineaști sau în a-i susține pe cei aflați la început de drum.

Dacă ar fi să alegi trei lucruri pe care să le spui despre TIFF cuiva care n-a auzit niciodată de Festival, ce i-ai spune și de ce?

I-aș spune că e un festival care îi poate demonta toate miturile negative pe care le aude despre români – noi nu avem, noi nu putem, noi nu știm, noi nu suntem civilizați, noi nu… E un festival care demonstrează că avem, putem, știm.  I-aș mai zice și că deși e printre cele mai importante festivaluri de film din Europa, este și cel despre care jurnaliștii străini, care le cunosc și pe celelalte foarte bine, spun că are cea mai caldă și prietenoasă atmosferă și care le aduce mereu experiențe autentice. Și i-aș mai zice și că atunci când ajunge la festival, dincolo de lista lungă de recomandări cu lucruri de văzut și vizitat pe care o găsește în aperiTIFF, să își facă un scop din a socializa cu oamenii care sunt acolo – staff, invitați, spectatori. Pentru că, dacă e să mă întrebi pe mine, toți acești oameni și energia pe care ei o creează este, de fapt, punctul forte al TIFF.

La finalul unui maraton TIFF, care e primul lucru pe care îl faci pentru tine?

Dorm. Și mă apuc de cărțile pe care mi le cumpăr înainte de TIFF. Am acest obicei, de a-mi comanda 2-3 cărți pe care aștept cu marenerăbdare să le citesc înainte să înceapă festivalul  și le las să mă „aștepte” pentru când termin. E un fel de recompensă anticipată, dacă vrei.

Și prima amintire din celetrăite la TIFF care îți vine instantaneu în minte de îndată ce ediția s-a încheiat?

Pentru mine ar fi Gala de Deschidere. Și nu are legătură cu cronologia evenimentelor, dar pentru mine momentul de deschidere are în el o putere aparte. E acel moment în care zici „ok, here we go again” și simți efectiv cum „ruleta” începe să se învârtă, intri pe pilot automat, vezi în fața ochilor tot ceea ce ai plănuit de atâta timp și rezultatele muncii și ideilor tale. Desigur, faptul că la Gala de Deschidere a TIFF-ului vin mereu mii de oameni în Piața Unirii face momentul să se simtă cu atât mai impunător, e greu să nu își lase o amprentă emoțională.

Comments